„K lepší atmosféře na pracovišti stačilo provést změny v plánování směn.“
Mezinárodní poradenská skupina Déhora je se plánováním a řízením pracovních sil ve společnostech se směnným režimem. Již od roku 1987 nabízí odborné znalosti organizacím ve všech sektorech ekonomiky a podílí se tak na zvyšování efektivity jejich podnikání. Díky praktickým zkušenostem z prostředí firem i rozsáhlým výzkumům a analýzám, které provádí, dokáže poskytnout klientům komplexní služby z oblasti plánování práce a lidského kapitálu včetně poradenství, školení a zavádění softwarových řešení. V současné době má Déhora pobočky v Nizozemsku, Belgii, Polsku a v České republice a pomáhá stovkám společností po celé Evropě téměř v každém odvětví od výroby a zpracovatelského průmyslu přes zdravotnictví, služby, logistiku až po státní správu. Mezi její významné klienty patří například firmy British American Tobaco, Audi, Nestlé, Siemens, Miele, Electrolux, Eindhoven Airpotr, Amsterdam Airport, Polish Airlines nebo Nizozemská a Belgická policie.
Směnný provoz je pro většinu oborů, výrobního nebo servisního charakteru, nevyhnutelný. Na rozdíl od jiných evropských zemí, kde zaměstnavatelé již pochopili, že délka a rozložení pracovní doby má významný vliv na produktivitu a spokojenost zaměstnanců, převládá v České republice stále 8hodinový nebo z hlediska zdraví zastaralý 12hodinový směnný provoz. Rozpisy směn se u nás již desítky let nerevidovaly. Většina firem se také při plánování směn dopouští zásadních chyb, když neberou v potaz osobní i fyzické potřeby svých zaměstnanců, a nevědomě tak narušují jejich biorytmus a sociální život. Neuvědomují si, že si tím zadělávají na problémy spojené s častou nemocností zaměstnanců, jejich celkovou nespokojeností a zvýšenou fluktuací.
Dusno na pracovišti
Umožnit zaměstnancům, aby si sami plánovali směny, přispělo k jejich větší spokojenosti. Firmě zase pomohlo zvýšit produktivitu a snížit míru fluktuace.
Příkladem je nizozemská společnost NedTrain, která se již více než 150 let specializuje na údržbu, opravy a čištění železničních vozidel. Firma se dlouhodobě potýkala s nespokojeností svých zaměstnanců právě kvůli špatně nastaveným směnám, což vedlo ke zvýšené fluktuaci a nepříjemné atmosféře na pracovišti. Oslovila proto poradenskou firmu Déhora, která se zabývá plánováním a řízením pracovních sil ve firmách se směnným režimem, a má v tomto oboru více než 30leté zkušenosti.
NedTrain má na starosti více než třicet strategických míst v celé nizozemské železniční síti, ve kterých provádí údržbu kolejových vozidel svých klientů 24 hodin denně, 7 dní v týdnu. Jedním z nich je areál Binckhors, kde údržba vlaků zahrnuje důkladné vyčištění souprav zevnitř i zvenku. To má na starosti celkem 45 zaměstnanců, kteří se na směnách střídají ve třech pracovních skupinách. Protože vlaky jsou během dne v provozu, většina práce na jejich údržbě musí proběhnout v nočních hodinách. Noční směny jsou tak mnohem náročnější. Vzhledem k tomu, že se množství práce každý večer mění, je plánování směn velmi obtížné a pro „plánovače“ zodpovědného za jejich rozpis mnohdy i frustrující.
Náhlé změny způsobovaly chaos v plánování směn
Často se stávalo, že vzhledem k množství práce museli zaměstnanci na poslední chvíli přecházet na jinou směnu. Tyto náhlé změny vyvolávaly u zaměstnanců kritiku, protože jim narušovaly nejen soukromý život, ale i jejich biologické hodiny a značně ovlivňovaly jejich kondici, která se podepsala i na výkonosti. Navíc řada zaměstnanců přicházela s individuálními požadavky na pracovní dobu. Někteří upřednostňovali práci pouze v noci, nebo o víkendu, jiným naopak vyhovovaly denní směny. Uspokojit všechny tyto nároky a potřeby bylo pro plánovače extrémně náročné a často docházelo ke zmatkům a nedorozuměním. Situace se stávala neúnosnou a nespokojenost zaměstnanců rostla. Mnoho jich dokonce firmu právě kvůli chaotickému plánování směn opustilo.
Společnost NedTrain se proto rozhodla kritický stav ve firmě řešit. Jejím cílem bylo výrazně změnit a zlepšit poměr mezi pracovním a soukromým životem pracovníků a zabránit dalším odchodům.
Hlavním problémem na směnách byl nepoměr objemu práce a množství pracovníků. Na pracovištích docházelo denně k velkým výkyvům a stávalo se, že buď bylo lidí nezbytných na směně málo, nebo naopak zbytečně mnoho, než bylo pro danou činnost nutné. NedTrain chtěl tedy v první řadě dosáhnout lepší rovnováhy mezi potřebami firmy a kapacitou zaměstnanců. Hlavním záměrem bylo, aby zaměstnanci pracovali jen tehdy, když pro ně byla práce.
Díky vlastnímu nastavení a plánování směn získali zaměstnanci rovnováhu mezi osobním a pracovním životem.
Pod vedením společnosti Déhora vytvořili zástupci NedTrain nový směnný rozpis zaměstnanců. Ten měl zajistit, aby správní lidé pracovali ve správný čas. Protože jednou z priorit NedTrain bylo vyjít vstříc soukromým požadavkům svých zaměstnanců, poradci z Déhory navrhli aplikovat v rámci plánování směn koncept tzv. samoplánování. Jde o metodu, kdy zaměstnavatel umožní svým zaměstnancům nastavit si rozpis směn podle jejich osobních potřeb, ať už fyzických, nebo sociálních. Současně je podle potřeby nastavena optimální kapacita pracovní síly v různých obdobích týdne tak, aby nedocházelo k náhlým změnám, jak tomu bylo dříve.
Při samoplánování si zaměstnanci mohou svůj rozpis směn tvořit sami ve speciálním plánovacím programu, do kterého mají přístup přes webové rozhraní. Prostřednictvím jakéhokoli elektronického zařízení s přístupem na internet tak získají přehled 24 hodin denně. Směny si volí podle předem stanovených pravidel, na která dohlíží samotný software a pověřená osoba. Zaměstnanci přebírají odpovědnost za plánování a individuálně si určují vlastní časové preference, včetně omezeného počtu směn, kdy vysloveně trvají na svém volnu (tzv. právo VETA). To jim umožňuje zakomponovat do pracovní doby vlastní dlouhodobě nebo periodicky plánované aktivity, a přizpůsobit tak svůj soukromý život tomu pracovnímu.
Rozpis směn se řídí potřebami zaměstnance i zaměstnavatele
Při zavádění samoplánování bylo ve společnosti NedTrain nutné nejprve definovat potřeby zaměstnavatele týkající se délky směn, jejich začátků i počtu v rámci dne a týdne. NedTrain stanovil počet požadovaných zaměstnanců s potřebnou kvalifikací na konkrétní směně. Podle těchto předem nastavených pravidel Déhora pro zaměstnance sestavila nabídku směn. Ti si pak na jejím základě vytvořili vlastní rozvrh preferovaných směn, včetně dnů, kdy chtějí mít volno. NedTrain specifikoval období, na které se plán pravidelně tvoří. Softwarový systém, do kterého se všechna data zadávají, zobrazuje zaměstnancům všechny relevantní údaje a upozorňuje je na případná nesprávná zadání. Osoba odpovědná za rozpis směn má v poslední fázi procesu právo upravit zadané údaje tak, aby byl eliminován vysoký, nebo nízký počet zaměstnanců na směně. Jakékoli změny se řídí transparentním a fér přístupem, takže se nemůže stát, že by zaměstnanec přišel o již schválenou dovolenou, nebo dostal více přesčasů. Další funkce plánovacího nástroje umožňují např. realizovat mezi zaměstnanci i tzv. tržiště směn nebo volbu přesčasů, pokud je zaměstnavatel nabízí. Plánovač do rozpisu zasahuje v poslední fázi, a to pouze v případě, že by rozvržení směn a počet zaměstnanců na směně narušovalo běžný provoz podniku.
V rámci projektu je samozřejmě třeba přemýšlet nejen o „pravidlech hry“, ale i specifikovat nenadálé situace, které mohou nastat. Jednou z nich může být náhlá nemocnost zaměstnanců, která se dá do určité míry vyřešit prostřednictvím vyšší flexibility zaměstnanců a ochotou pomoci, nebo využitím agentur práce, či částečnými úvazky.
Samoplánování však neznamená jen nainstalování softwaru s příslušnými údaji, ale je to v první řadě změna myšlení a postoj zaměstnanců. Proto je nevyhnutelné, aby se zaměstnanci důkladně s celým procesem seznámili. Lidé z NedTrain absolvovali pohovory včetně vyplnění dotazníků, z nichž Déhora mohla vyhodnotit jejich požadavky a potřeby. Na jejich základě pak nastavila pravidla pro tvorbu směn. Celý proces implementace samoplánování trvá až rok, během něhož jsou zaměstnanci i zaměstnavatel proškolováni, dostávají informace o průběhu a výsledcích a probíhají diskuze se zaměstnanci, kdy se zjišťuje, jak jsou se změnami spokojeni.
Strach ze změny
Vzhledem k tomu, že samoplánování bývá zpravidla velkým zásahem do již zaběhnutých pravidel, musí se Déhora často ve firmách ze strany zaměstnanců potýkat s nedůvěrou a obav ze změn. Právě proto je implementace časově náročnější. Vyžaduje asistenci, soustavnou komunikaci se zaměstnanci a v neposlední řadě je důležité postupovat v souladu s odbory. V případě NedTrain se ukázalo jako komplikace špatné načasování. Projekt začal před letními prázdninami, kdy byla větší část zaměstnanců na dovolených a jejich absence znemožňovala informovat všechny pracovníky o plánovaných krocích. I kvůli tomu byl projekt v počátcích zaměstnanci vnímán jako skrytá forma reorganizace, ze které měli samozřejmě strach. Aby se zabránilo možné panice, pohybovali se zástupci Déhory a její externí konzultanti mezi pracovníky v neformálním oblečení a vystupovali jako běžní zaměstnanci.
Samo plánování je dobrovolné
Při zavádění samoplánování není nutné, aby se ho účastnili všichni zaměstnanci. Jde jen o jednu z nabízených možností organizace práce, ne však jedinou. Zaměstnanci mají právo se sami rozhodnout, jestli chtějí novou metodu využívat, nebo nechají rozpis směn na svých nadřízených. Stávající systém se tak dá jednoduše se systémem samoplánování zkombinovat. Stejně tak probíhalo spuštění i v NedTrain. Na počátku na novou metodu přistoupila jen část zaměstnanců, ke kterým se po několika měsících, po získání pozitivních referencí od kolegů, přidali další. Ve výsledku na systém samo plánování průměrně přistoupí až 90 % zaměstnanců.
Jaké výhody to firmě přineslo
Společnost NedTrain má ve všech svých nizozemských pobočkách dohromady okolo 4000 zaměstnanců, z nichž 65 % bylo se stávajícím způsobem směnování nespokojených, a to hlavně proto, že jim chaotické plánování narušovalo osobní život. Po zavedení samoplánování toto číslo kleslo na 32 %. Zavedení nové metody se pozitivně projevilo i na poklesu absence, která z 12 % spadla na 2,2 % a současně se zlepšila i dochvilnost zaměstnanců. Díky vlastním rozpisům směn nyní NedTrain zaznamenává výrazné zvýšení produktivity práce svých zaměstnanců o 10 % a to zejména minimalizací „prostojů“ a nevyužitých zaměstnanců. Plánování se zároveň stalo mnohem méně chaotickým a počet změn oznámených na poslední chvíli se snížil téměř na nulu. Zaměstnanci mají možnost pracovat na preferovaných směnách v 90 až 95 procentech případů. Například když si zaměstnanec naplánoval 10 směn, které měl jako preferenci, byla mu z nich z provozních důvodů změněna pouze jedna. To má samozřejmě vliv i na jejich soukromý život, který mohou nyní lépe skloubit s tím pracovním. To pomohlo zásadně změnit i celkovou atmosféru na pracovišti a vztahy mezi kolegy, i zaměstnanci a zaměstnavatelem.
Pro plánovače směn bylo v minulosti hodně náročné naplánovat směny tak, aby zaměstnanci byli spokojení a zároveň byl zajištěn i plynulý chod firmy. Se zavedením samoplánování však tento problém zcela vymizel. Plánování pracovních sil nyní probíhá vždy podle aktuální pracovní zátěže a není již třeba řešit, zda je na směně dostatečný počet zaměstnanců. Protože již nejsou zaměstnanci tolik přetěžováni a volí si směny podle svého biorytmu nebo sociálních potřeb, nemusí zaměstnavatel řešit častou nemocnost a s ní spojené problémy s absencí. Nedílnou součástí provedených změn bylo i upevnění pozice firmy na pracovním trhu a její pověsti odpovědného zaměstnavatele v regionu.
Náklady firmy
Běžný náklad pro firmu při zavádění samoplánování je čas a finance spojené s poradenstvím a koupí softwaru. Nejdůležitějším faktorem mezi náklady je však právě čas, který zástupci Déhory stráví se zaměstnanci klienta. Jde nejen o vysvětlení výhod nového způsobu plánování, trénink a podporu, ale i stanovení možných nenadálých událostí, pro která je nutné přijmout opatření, což průměrně trvá až 12 měsíců. Během této doby Déhora prosazuje naprosto individuální přístup ke všem zaměstnancům. Usiluje o to, aby pochopili, že se jedná o týmovou hru a změnu myšlení při vlastním plánování času, a především se snaží získat jejich důvěru v nový způsob organizace práce. Právě tato část je na celém procesu nejkomplikovanější, a proto i časově náročná, ale ve výsledku nese své ovoce. Žádný z klientů Déhory nově zavedený systém organizace práce již neopustil.