Tato kapitola shrnuje základní aspekty zavádění flexibility ve firemním prostředí, které by neměly při budování flexibilní firemní kultury zůstat opomenuty. Každá firma, která zvažuje posílení prvků flexibility pracovního prostředí, by měla mít jasný plán na zavádění flexibility. Ten se pochopitelně bude vždy lišit v závislosti na velikosti firmy, odvětví, ve kterém firma působí, a dalších faktorech. V konečném důsledku však mohou důsledně připravený plán a na jeho základě dobře aplikované prvky flexibility ve společnosti přispět ke zlepšení mnoha aspektů fungování firmy nebo jejího vnímání ze strany současných i potenciálních zaměstnanců a vnějších subjektů:
- Posílení značky společnosti/zaměstnavatele – zvýšení prestiže firmy;
- Posílení firemní kultury uvnitř společnosti – zlepšení vnímání postavení firmy ze strany zaměstnanců a posílení jejich vztahu k firmě a její značce;
- Zvýšení efektivity a loajality zaměstnanců – zlepšení vztahu zaměstnanců ke společnosti, zvýšení spokojenosti s jejich pozicí a postavením ve firmě;
- Propagace společnosti jako příkladu dobré praxe – příležitost podílet se také na podpoře a zavádění flexibility pracovního prostředí v rámci celorepublikové snahy o podporu tohoto trendu.
Obsah
Kontext pro flexibilitu ve firmě
Zavedení flexibilního pracovního prostředí ve společnosti není jednoduchý a krátkodobý úkol. Jedná se téměř vždy o běh na dlouhou trať. Současně jde o multidisciplinární projekt se zapojením většiny lidí z prostředí firmy, s různými úkoly a kompetencemi.
Shrnutí základních požadavků na zaměstnavatele, resp. důležitých faktorů úspěšnosti uplatnění flexibilních forem práce ve firemní struktuře:
- Budujte povědomí ve vedení společnosti;
- Vytvořte společnou vizi flexibility společně se zaměstnanci;
- Napojte flexibilitu na strategické cíle a popište přínosy;
- Získejte osobní zapojení členů vedení a opinion makers – vytvořte koalici, která zastane vůdčí roli v tomto směru napříč celou firemní strukturou;
- Získejte názory lidí, potřeby, představy, očekávání – porozumějte potřebám lidí.
Základní doporučení pro maximalizaci efektů zavádění flexibilních forem práce ve firmě, tedy převedení flexibility v reálný užitek pro firmu:
- Posbírejte příklady stávajícího stylu práce (dobré i špatné):
- produktivita, absence, vytíženost stolů/strojů, retence zaměstnanců, nedostatek zaměstnanců, přesčasy, nemocnost, využití technologií pro řízení flexibilní práce, jednotlivé lokality/pobočky/výrobní linky,
- VIC versus people cost – finanční řízení nákladů na lidi v jednotlivých odděleních;
- Připravte business case;
- Získejte data a benchmark;
- Konzultujte uvádění příkladů dobré praxe;
- Analyzujte technologické připravenosti firmy.
Možnosti flexibility a jejich dopady
Jaké příležitosti, benefity a rizika přináší zavádění flexibilních forem práce, již bylo uvedeno a je rozebíráno na dalších místech tohoto materiálu. Základní faktory pro maximalizaci efektů ze zavedení těchto moderních forem práce a současně faktory pro eliminaci případných rizik jsou různé, a to podle konkrétních zaváděných prvků flexibility. Důležité je přitom klíčování těchto prvků, přinejmenším z těchto hledisek:
- Časové možnosti pro flexibilní formy práce: částečný úvazek, sdílené pozice, flexibilní plánování směn apod.;
- Místní možnosti pro flexibilní formy práce: práce z domova, práce z jiné pobočky, práce odkudkoliv apod.;
- Flexibilita prostřednictvím formy spolupráce se zaměstnanci: DPČ, DPP, práce na živnostenský list apod.;
- Co firma potřebuje, aby mohla nabízet více forem flexibility – změny uvnitř firmy, její organizační struktury atd.
Při zavádění konkrétních prvků flexibilních forem zaměstnávání je důležité, aby firma zvážila také následující otázky:
- Jaké jsou dopady zavedení prvku flexibility z hlediska potřeb plánování kancelářských/pracovních prostor?
- Jakých zaměstnanců (z hlediska firemní typologie) se bude změna týkat?
- Byly zváženy nejvhodnější technologické nástroje z pohledu zaměstnanců?
- Jak se může flexibilita konkrétně uplatnit v rámci benefitů a jiných interních nastavení (např. firemní školka, školní autobus, prodloužená dovolená apod.)?
Postup zavedení flexibilního pracovního prostředí
Velmi stručně lze postup zavedení prvků flexibility v konkrétní firmě popsat následovně, přičemž všechny body musí procházet vnitrofiremní diskusí a být projednány se zaměstnanci nebo jejich zástupci.
- Nastavte si jasné cíle a priority.
- Připravte programy na podporu řízení změny.
- Definujte pilotní projekty, jejichž pomocí budete flexibilní formy práce do podniku zavádět.
- Zvolte strategii (slon nebo myš).
- Nastavte samostatné aktivity v různých částech firmy, s různými konkrétními řešeními pro daná oddělení, úseky apod. – respektujte přitom jejich specifika a konkrétní požadavky zaměstnanců.
Přeměna firmy směrem k flexibilní firemní kultuře
Řízení a vedení změny společnosti k flexibilní pracovní kultuře by mělo být jejími realizátory prováděno trpělivě a s respektem k času, očekávaným výsledkům a ke každému zúčastněnému jedinci. Je potřeba přitom nezapomenout zejména na následující kritéria úspěšnosti zavedení flexibility:
- Trénink managementu – na managementu leží velký díl zodpovědnosti za úspěch procesu změny, protože manažeři jsou ti, kteří úkolují, delegují, prosazují zavádění změny atd.;
- Změna kultury, myšlení a hodnot napříč celou firmou – nejen na úrovni managementu nebo vybraného firemního úseku, důležitá je akceptace změny na všech úrovních firemní struktury;
- Nastavení nových principů práce a spolupráce na všech úrovních produkce i řízení společnosti (ať už se jedná o odvětví průmyslu, služeb či jiné);
- Trénink všech zaměstnanců s cílem osvojení si nových dovedností – styl práce, nástroje, rutiny, vnitřní pravidla firmy apod.;
- Tvorba nových směrnic a manuálů – snaha o definování stručných a jasných pravidel pro aplikaci prvků flexibility ve firmě a z nich vyplývajících povinností pro všechny zaměstnance;
- Přestavba kanceláří, ergonomie pracovního prostředí a související činnosti.
Učení se flexibilitě – flexibilní proces
Zavedení prvku flexibilního pracovního prostředí ve společnosti není jednorázovou záležitostí. Jedná se o kontinuální proces, který vyžaduje pokračující pozornost a opakující se hodnocení a reakci na zjištěné nedostatky. Je potřeba při něm zohlednit následující oblasti, které mohou významně ovlivnit rychlost či efektivitu zaváděných flexibilních forem práce v konkrétní společnosti a přispět k dalšímu rozvoji flexibilního pracovního prostředí v dlouhodobém kontextu:
- Sběr zpětných vazeb;
- Koučink;
- Vnitřní podpora zaměstnanců na všech úrovních;
- Komunikace;
- Otevřenost;
- Dlouhodobý rozvoj a dodržování strategie.
Zavádění flexibility z pohledu hlavních cílových skupin
Pilotní projekt a tematická setkání se věnovala zejména flexibilitě externí, tedy flexibilitě trhu práce a její vazbě s interní firemní flexibilitou. Jinými slovy výrazná pozornost byla upřena na to, jaké flexibilní podmínky může vytvářet stát na trhu práce a jak tím může usnadnit zaměstnavatelům uplatnění flexibilních forem práce pro různé skupiny zaměstnanců. Diverzita a inkluze jsou přitom nezbytným východiskem. Nejčastěji uváděné příklady z praxe, které také nejlépe charakterizují význam tématu, jsou spojeny s hlavními cílovými skupinami:
- Zaměstnaní rodiče (nejčastěji matky s malými dětmi);
- Zaměstnaní senioři (včetně osob ve věku 55+);
- Mladá generace na trhu práce (mladí lidé narození mezi roky 1982 až 1996, tedy ve věku 20 – 34 let).
Flexibilita u rodičů malých dětí
V podmínkách ČR se nejčastěji jedná o maminky s malými dětmi. Stát zde může systémově podpořit flexibilní podmínky na trhu práce, a to vytvořením, zajištěním a podporou dostupného systému předškolní péče, který se bude týkat dětí například od 1 do 6 let a bude většinově financován státem. Příkladem může být Skandinávie (viz dánský přístup s mottem: „Děti jsou společný projekt“), kde je díky velkorysé podpoře státu v předškolní péči běžné, že rodiče malých dětí, třeba i ročních, pracují a střídají se společně na rodičovské dovolené (nejvýraznější příkladem je nyní Švédsko). Work life balance je ve Skandinávii a nejen tam realitou.
Česká republika má nejnižší zaměstnanost žen s dětmi do 6 let v EU. Pokud by existoval podobný systém předškolní péče, zaměstnanost žen/rodičů s malými dětmi by se výrazně zvýšila a stoupl by počet dostupných a kvalifikovaných žen na trhu práce. To by se promítlo i do celkových ekonomických výsledků ČR (vyššího národního důchodu, HDP), jak uvádí například Konfederace podnikatelských a zaměstnavatelných svazů ČR, nebo server Mavimi[1]. Zaměstnavatelé obecně, nikoliv jen ti velcí či pouze nadnárodní korporace, by pak měli k dispozici základní podmínky včetně motivace k vytváření flexibilního pracovního prostředí pro rodiče s malými dětmi.
Flexibilita u osob ve věku 50+
U této cílové skupiny se nejedná pouze o osoby nad 50 let věku, ale zejména o ty, kteří chtějí pracovat i po dosažení věku spojeného s nárokem na penzi. Demografické údaje jasně říkají, že česká populace stárne. Početní rozdíly mezi ekonomicky aktivní a neaktivní populací v naší zemi jsou malé. Zájmem ČR je, aby lidé i ve vyšším pracovním věku, včetně toho důchodového, zůstávali déle na trhu práce.
V praxi se však této politice příliš nedaří. Zaměstnanci 50+ patří mezi skupinu zčásti diskriminovanou s ohledem na jejich věk. Zaměstnavatelé v ČR ve velké většině neumí vytvářet podmínky pro dlouhodobou zaměstnatelnost, nemají s tím zkušenosti, ani nedisponují procesy a nástroji. Stát zaměstnavatele nemotivuje, aby zaměstnávali i lidi v důchodovém věku, kteří nechtějí jít do penze, ale naopak chtějí pokračovat v pracovní kariéře. Může přijít např. se sníženými odvody na sociálním a zdravotním pojištění. Stát nemotivuje ani potenciální pracující důchodce, například tím, že když budou pokračovat v práci v důchodovém věku, umožní jim okamžitý vyšší zápočet důchodu, až do něj rozhodnou odejít. Stejně tak motivační může být pohyblivá hranice odchodu do důchodu, think tank IDEA Při CERGE – EI[2] o tom zpracoval několik velice detailních studií.
Podle studie IDEA odchází do důchodu většina Čechů z důvodu dosažení důchodového věku. Pouze pětina tak činí ze zdravotních důvodů či kvůli ztrátě zaměstnání. Podle studie by odchod z pracovního trhu měl být pozvolný a lidé by měli dostat příležitost pracovat tak dlouho, jak budou sami chtít. Příkladem může být citované Švédsko, které umožnuje pozvolný přechod do důchodu mezi 61. a 70. rokem, nebo Německo, které má věkové rozmezí 65 – 67 let pro pozvolný odchod.
Opatření, kterými by mohl stát vytvořit podmínky pro větší flexibilitu trhu (finanční motivace zaměstnavatelů zaměstnávat lidi v důchodovém věku, finanční motivace lidí k práci i přes nárok na penzi, vyšší zápočty, podpora mezigeneračního dialogu prostřednictvím nástrojů diverzity a inkluze), by výrazně podpořila vyšší a delší zaměstnanost starších generací. Zvýšila by se flexibilita pracovního trhu a zaměstnavatelé by více využívali flexibilních forem práce nabízených pracovním právem, nebo by v sociálním dialogu navrhovali nové odpovídající potřebám trhu a různých skupin zaměstnanců. U této věkové skupiny je na místě předpokládat, že uvítají práce na kratší úvazky nebo sdílené formy úvazků.
Flexibilita u mladé generace na trhu práce
Pro mladé
generace, zejména mileniály, je podle mnohých studií a průzkumů[3]
flexibilita práce jednou z podmínek pro výběr budoucího zaměstnavatele. Čeští zaměstnavatelé zdaleka nejsou na tuto
situaci připraveni. Stát by měl proto vytvářet systémové podmínky pro větší flexibilitu a mobilitu pracovního trhu.
Měl by motivovat zaměstnavatele, aby nejen pro mladé generace vytvářeli vhodné
pracovní podmínky, které budou podporovat jejich pracovní a profesní rozvoj,
rozvoj jejich talentů a potenciálu a jejich dlouhodobou zaměstnatelnost, včetně
mezigenerační spolupráce a respektu. Flexibilní pracovní podmínky jsou
integrální součástí takového procesu.
[1] https://www.idnes.cz/ekonomika/domaci/matky-prace-na-zkraceny-uvazek.A181018_101321_ekonomika_nio
[2] https://idea.cerge-ei.cz/files/IDEA_Studie_9_2017_Prijmy_senioru/mobile/index.html#p=1
[3] Deloitte Millennial Survey 2018: Millennials disappointed in business, unprepared for Industry 4.0., Dostupné z: https://www2.deloitte.com/content/dam/Deloitte/global/Documents/About-Deloitte/gx-2018-millennial-survey-report.pdf
Mileniálové a kariéra., Vize 2020 Fakta, čísla a praktické rady HR odborníků: Dostupné z: https://manpower.cz/media/milenialove.pdf